5 veidi, kā samazināt manuālo darbu uzņēmumā

Ja klienti piesakās pa telefonu, e-pastā vai sociālajos tīklos, darbiniekam katra rezervācija ir manuāli jāieraksta kalendārā. Tas aizņem laiku un palielina kļūdu risku.

Automātiska rezervāciju sistēma ļauj klientam pašam:

• izvēlēties pakalpojumu;
• apskatīt pieejamos laikus;
• veikt rezervāciju;
• saņemt tūlītēju apstiprinājumu;
• saņemt SMS vai e-pasta atgādinājumu.

Sistēma var arī automātiski informēt uzņēmumu par jaunu rezervāciju, atcelšanu vai laika maiņu.

Atgādinājumi var palīdzēt samazināt neierašanos skaitu. Piemēram, vienā pakalpojumu rezervāciju pētījumā pēc vairāku uzlabojumu, tostarp atgādinājumu, ieviešanas neierašanās rādītājs samazinājās no 37,4% līdz 19,9%.

Rezultāts: mazāk manuālas sarakstes, mazāk kļūdu un pārskatāmāks darba grafiks.

Klienti regulāri jautā:

• Kādas ir pakalpojumu cenas?
• Kāds ir darba laiks?
• Kur uzņēmums atrodas?
• Kā var pieteikties?
• Vai šonedēļ ir pieejams brīvs laiks?

Ja darbiniekam uz šiem jautājumiem jāatbild atkārtoti, tiek patērēts laiks, kuru varētu veltīt sarežģītākiem klientu pieprasījumiem.

Mājaslapā integrēts čatbots var sniegt tūlītējas atbildes, izmantojot uzņēmuma norādīto informāciju. Tas var būt pieejams arī ārpus darba laika un nepieciešamības gadījumā novirzīt klientu uz rezervācijas formu vai nodot sarunu darbiniekam.

Svarīgi, lai čatbots neaizstātu personālu situācijās, kur nepieciešams individuāls lēmums. Tā uzdevums ir palīdzēt ar vienkāršiem un atkārtotiem jautājumiem.

Rezultāts: ātrākas atbildes klientiem un mazāka noslodze komandai.

Klientu informēšana bieži tiek veikta manuāli. Darbinieks sagatavo ziņu, meklē kontaktinformāciju un nosūta to katram klientam atsevišķi.

Automatizēta sistēma var nosūtīt ziņojumus, kad notiek konkrēta darbība, piemēram:

• klients veic rezervāciju;
• tuvojas pieraksta laiks;
• rezervācija tiek atcelta;
• pēc pakalpojuma jānosūta papildu informācija;
• klients ilgāku laiku nav izmantojis uzņēmuma pakalpojumus;
• uzņēmumam ir jaunums vai īpašs piedāvājums.

Ziņojumus iespējams sadalīt pēc klientu grupām, valodas, izmantotā pakalpojuma vai pēdējā apmeklējuma datuma.

Pirms mārketinga ziņojumu nosūtīšanas uzņēmumam jānodrošina atbilstošs juridiskais pamats un klienta piekrišana, ja tā ir nepieciešama.

Rezultāts: savlaicīga komunikācija bez atkārtotas kopēšanas un manuālas nosūtīšanas.

Ja klientu kontakti un piezīmes glabājas dažādās vietās — telefonā, Excel failā, e-pastā un papīra pierakstos — nepieciešamās informācijas atrašana kļūst sarežģīta.

Klientu vadības sistēma jeb CRM var vienuviet apkopot:

• klienta vārdu un kontaktinformāciju;
• rezervāciju vēsturi;
• izmantotos pakalpojumus;
• piezīmes;
• nosūtītos ziņojumus;
• saņemtās atsauksmes;
• klienta piekrišanas un komunikācijas izvēles.

Informāciju nav nepieciešams ievadīt atkārtoti, ja sistēma ir savienota ar rezervāciju formu, mājaslapu un citiem uzņēmuma izmantotajiem rīkiem.

Rezultāts: darbinieki ātrāk atrod nepieciešamo informāciju un var nodrošināt pārdomātāku klientu apkalpošanu.

Daudzi apmierināti klienti atsauksmi neatstāj tikai tāpēc, ka par to aizmirst. Tādēļ uzņēmuma publiskais vērtējums ne vienmēr pilnībā atspoguļo klientu patieso pieredzi.

Pēc pakalpojuma sistēma var automātiski nosūtīt īsu SMS vai e-pastu ar:

• pateicību par apmeklējumu;
• aicinājumu novērtēt pieredzi;
• saiti uz Google vai citu atsauksmju platformu;
• iespēju sazināties ar uzņēmumu problēmas gadījumā.

BrightLocal 2025. gada patērētāju aptaujā 42% respondentu norādīja, ka tiešsaistes atsauksmēm uzticas tikpat lielā mērā kā personīgiem ieteikumiem. Tas parāda, ka atsauksmes joprojām ir nozīmīgs uzticamības faktors, lai gan klienti arvien rūpīgāk izvērtē to saturu un autentiskumu.

Uzņēmumam nevajadzētu publicēt nepatiesas atsauksmes vai piedāvāt atlīdzību tikai par pozitīvu vērtējumu. Automatizācijas uzdevums ir vienkārši atgādināt klientam un padarīt atsauksmes atstāšanu ērtāku.

Rezultāts: vairāk autentisku atsauksmju un uzticamāka uzņēmuma reputācija tiešsaistē.

Nav nepieciešams automatizēt visu uzņēmumu vienlaikus.

Vispirms ir vērts noteikt:

1. kuri uzdevumi atkārtojas visbiežāk;
2. kuri no tiem aizņem visvairāk darbinieku laika;
3. kur visbiežāk rodas kļūdas vai kavēšanās;
4. kuri procesi visvairāk ietekmē klienta pieredzi.

Pirmajai automatizācijai jāatrisina konkrēta un izmērāma problēma. Tā var būt rezervāciju pārvaldība, automātiski atgādinājumi vai klientu informācijas apkopošana vienuviet.

Kad pirmais risinājums darbojas stabili un sniedz rezultātu, automatizāciju var pakāpeniski paplašināt.

Feel Digital izstrādā individuālus automatizācijas risinājumus, rezervāciju sistēmas, klientu vadības sistēmas un integrācijas.

Mēs vispirms izpētām uzņēmuma pašreizējo darba procesu un tikai pēc tam piedāvājam risinājumu. Mērķis nav ieviest pēc iespējas vairāk rīku, bet gan samazināt manuālu darbu, kļūdu iespējamību un nevajadzīgas darbības.